Đăng ký nội quy lao động không chỉ là thủ tục nộp văn bản cho cơ quan nhà nước. Trước khi đăng ký, người sử dụng lao động cần xác định đúng đối tượng áp dụng, rà soát tính hợp pháp của từng điều khoản và hoàn tất quy trình tham khảo ý kiến, ban hành, thông báo nội bộ.
Bài viết này căn cứ trên các nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Do cơ cấu cơ quan tiếp nhận, biểu mẫu và phương thức nộp có thể được điều chỉnh theo phân cấp tại từng địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục đang áp dụng tại thời điểm thực hiện.
Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động. Nghĩa vụ lập thành văn bản và đăng ký được xác định theo số lượng người lao động:
- Sử dụng từ 10 người lao động trở lên: phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
- Sử dụng dưới 10 người lao động: không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản và không thuộc trường hợp phải đăng ký. Tuy nhiên, nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Quy định này áp dụng đối với người sử dụng lao động nói chung, không chỉ doanh nghiệp mà còn có thể bao gồm tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình hoặc cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo quan hệ lao động.
Khi quy mô nhân sự tăng lên từ 10 người, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng nội quy bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký, thay vì chờ đến khi phát sinh tranh chấp hoặc cần xử lý kỷ luật.
Chi nhánh ở nhiều tỉnh, thành phố xử lý thế nào?
Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh tại nhiều địa phương, sau khi nội quy đã được đăng ký, doanh nghiệp cần gửi nội quy đến cơ quan chuyên môn về lao động tại địa phương nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở đó theo quy định áp dụng.
Do cách tổ chức đầu mối tiếp nhận có thể khác nhau theo từng thời kỳ, doanh nghiệp cần kiểm tra cổng dịch vụ công và hướng dẫn của cơ quan lao động tại nơi đặt trụ sở, đặc biệt khi thực hiện tại Hà Nội hoặc đồng thời ở nhiều tỉnh, thành phố.
Nội dung bắt buộc cần rà soát trước khi ban hành
Nội quy lao động không được trái pháp luật lao động và pháp luật có liên quan. Một bản nội quy đầy đủ thường phải quy định các nhóm nội dung sau:
- Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: giờ bắt đầu, kết thúc ca làm việc; thời gian nghỉ giữa giờ; ngày nghỉ hằng tuần; làm thêm giờ; làm việc theo ca và các trường hợp nghỉ khác.
- Trật tự tại nơi làm việc: phạm vi làm việc, tác phong, tuân thủ phân công, quy định ra vào và những yêu cầu cần thiết để duy trì hoạt động tại nơi làm việc.
- An toàn, vệ sinh lao động: trách nhiệm tuân thủ quy trình an toàn, sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân, phòng ngừa tai nạn và xử lý nguy cơ mất an toàn.
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: hành vi bị nghiêm cấm, cách tiếp nhận phản ánh, trình tự xử lý, bảo vệ người phản ánh và trách nhiệm của các bên.
- Bảo vệ tài sản và bí mật: tài sản của người sử dụng lao động, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ và trách nhiệm bảo mật thông tin.
- Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác: quy định các trường hợp phát sinh do nhu cầu sản xuất, kinh doanh phù hợp với giới hạn của pháp luật.
- Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng: phải mô tả đủ rõ để xác định hành vi nào bị coi là vi phạm và có thể áp dụng hình thức kỷ luật nào.
- Trách nhiệm vật chất: trường hợp làm hư hỏng, làm mất tài sản hoặc gây thiệt hại; nguyên tắc xác định mức bồi thường và phương thức xử lý.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: xác định đúng chức danh hoặc người được giao thẩm quyền theo cơ cấu quản lý hợp pháp của doanh nghiệp.
Các điểm thường cần sửa trước khi đăng ký
Doanh nghiệp nên đặc biệt rà soát những điều khoản có nguy cơ trái luật, chẳng hạn:
- Đặt ra hình thức phạt tiền hoặc cắt lương để thay cho xử lý kỷ luật lao động.
- Quy định sa thải cho mọi hành vi vi phạm mà không đối chiếu điều kiện luật định.
- Hạn chế quyền nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng hoặc quyền của lao động nữ trái quy định.
- Cho phép tự động khấu trừ lương, giữ giấy tờ tùy thân hoặc yêu cầu người lao động đặt cọc.
- Quy định thời giờ làm việc, làm thêm giờ hoặc nghỉ giữa ca không phù hợp pháp luật.
- Mô tả hành vi vi phạm quá chung chung nhưng lại gắn với hình thức kỷ luật nghiêm khắc.
- Trao thẩm quyền xử lý kỷ luật cho chức danh không có căn cứ hoặc không được ủy quyền hợp lệ.
- Thiếu quy trình phòng, chống và xử lý quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Nội quy cũng cần thống nhất với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, quy chế bảo mật và các quy trình nhân sự đang áp dụng. Doanh nghiệp đang hoàn thiện hệ thống quản trị có thể kết hợp dịch vụ tư vấn pháp lý doanh nghiệp để rà soát đồng bộ nội quy, thẩm quyền ký và tài liệu liên quan.
Quy trình ban hành nội quy lao động trong doanh nghiệp
Đăng ký chỉ là bước sau cùng. Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên hoàn thành quy trình nội bộ theo thứ tự sau.
Bước 1: Xác định phạm vi áp dụng
Doanh nghiệp thống kê số người lao động, địa điểm làm việc, chi nhánh và các nhóm công việc có đặc thù riêng. Nội quy phải xác định rõ đối tượng, phạm vi và đơn vị áp dụng.
Nếu doanh nghiệp có nhà máy, văn phòng, cửa hàng hoặc chi nhánh ở nhiều địa phương, cần xem xét một nội quy thống nhất có phù hợp hay phải kèm theo quy định riêng cho từng địa điểm. Quy định riêng không được mâu thuẫn với nội quy chung và pháp luật.
Bước 2: Đối chiếu các tài liệu đang áp dụng
Trước khi soạn thảo, cần đối chiếu ít nhất các tài liệu sau nếu doanh nghiệp đã ban hành:
- Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng.
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế lương, thưởng và đánh giá hiệu quả công việc.
- Quy chế bảo mật, sử dụng tài sản và công nghệ thông tin.
- Quy trình chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ và xử lý vi phạm.
- Quy định về an toàn, vệ sinh lao động.
- Quy trình tiếp nhận, giải quyết phản ánh về quấy rối tình dục.
Việc đối chiếu giúp tránh tình trạng nội quy cho phép một cách xử lý nhưng hợp đồng hoặc quy chế khác lại quy định theo hướng đối lập. Tương tự việc rà soát hợp đồng doanh nghiệp trước khi ký, mỗi điều khoản nội quy cần được kiểm tra cả về căn cứ pháp lý lẫn khả năng áp dụng trong thực tế.
Bước 3: Soạn dự thảo nội quy
Dự thảo cần dùng từ ngữ cụ thể, dễ hiểu và phù hợp với hoạt động thực tế. Đối với hành vi vi phạm, nên mô tả theo hành vi có thể nhận diện thay vì sử dụng các cụm từ quá rộng như không hoàn thành trách nhiệm hoặc gây ảnh hưởng doanh nghiệp mà không có tiêu chí xác định.
Hình thức kỷ luật gắn với từng hành vi phải nằm trong phạm vi pháp luật cho phép. Nội quy không thể tự tạo thêm hình thức kỷ luật hoặc mở rộng căn cứ sa thải ngoài quy định.
Bước 4: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu tại doanh nghiệp có tổ chức này.
Doanh nghiệp nên lưu lại dự thảo đã gửi, văn bản góp ý, biên bản làm việc và tài liệu thể hiện việc tiếp thu hoặc giải trình. Nếu không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần ghi nhận rõ tình trạng này trong hồ sơ quản trị nội bộ.
Việc tham khảo ý kiến không nên thực hiện mang tính hình thức sau khi nội quy đã được ký. Trình tự hợp lý là gửi dự thảo, tiếp nhận ý kiến, hoàn thiện nội dung rồi mới ban hành.
Bước 5: Ký quyết định ban hành
Sau khi hoàn thiện dự thảo, người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký quyết định ban hành kèm theo nội quy. Cần kiểm tra tư cách người ký, căn cứ đại diện hoặc văn bản ủy quyền nếu việc ký không do người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện.
Nội quy nên thể hiện rõ ngày ban hành, phạm vi áp dụng và điều khoản thi hành. Tuy nhiên, ngày ký không đồng nghĩa nội quy của doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên lập tức có hiệu lực.
Bước 6: Thông báo và niêm yết
Nội quy phải được thông báo đến người lao động. Những nội dung chính cần được niêm yết tại nơi cần thiết trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tổ chức phổ biến trực tiếp, gửi qua hệ thống quản trị nhân sự hoặc thư điện tử và yêu cầu người lao động xác nhận đã nhận thông tin. Đây là biện pháp lưu vết thực tế, nhưng không thay thế nghĩa vụ niêm yết và đăng ký khi pháp luật yêu cầu.
Bước 7: Nộp hồ sơ đăng ký
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động thuộc diện phải đăng ký cần nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Nếu để quá thời hạn, doanh nghiệp vẫn nên sớm hoàn thiện việc nộp hồ sơ và đánh giá rủi ro tuân thủ, thay vì tiếp tục áp dụng nội quy như thể đã đăng ký hợp lệ.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Theo Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động đã ban hành.
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này.
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.
Ngoài thành phần bắt buộc, doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu nội bộ:
- Quyết định ban hành nội quy.
- Tài liệu chứng minh thẩm quyền của người ký nếu có ủy quyền.
- Biên bản hoặc tài liệu ghi nhận quá trình tham khảo ý kiến.
- Bản đối chiếu giữa nội quy và các quy chế nhân sự liên quan.
- Chứng từ nộp hồ sơ hoặc giấy tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Các tài liệu bổ trợ không mặc nhiên là thành phần bắt buộc trong mọi hồ sơ. Yêu cầu về bản giấy, bản điện tử, số lượng bản và cách xác thực tài liệu cần được kiểm tra theo thủ tục hành chính tại địa phương vào thời điểm nộp.
Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Quy trình cơ bản thường gồm các bước:
- Hoàn thiện hồ sơ sau khi nội quy đã được ban hành đúng trình tự.
- Nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
- Nhận giấy tiếp nhận hoặc xác nhận nộp hồ sơ theo phương thức được địa phương áp dụng.
- Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu cơ quan tiếp nhận phát hiện nội dung trái pháp luật.
- Gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở ở địa phương khác nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Trong thời hạn luật định kể từ khi nhận hồ sơ, nếu nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan chuyên môn về lao động sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
Tên cơ quan tiếp nhận cụ thể, địa chỉ, phương thức nộp trực tuyến hoặc trực tiếp có thể thay đổi theo việc phân cấp và tổ chức bộ máy địa phương. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng máy móc hướng dẫn cũ mà cần xác nhận thủ tục hiện hành trên cổng dịch vụ công hoặc với đầu mối lao động tại địa phương.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Đối với người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
Do đó, cần phân biệt ba mốc:
- Ngày ký ban hành: ngày người có thẩm quyền ký quyết định và nội quy.
- Ngày cơ quan tiếp nhận đủ hồ sơ: căn cứ để tính thời điểm có hiệu lực.
- Ngày có hiệu lực: sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đầy đủ hồ sơ.
Việc cơ quan tiếp nhận hồ sơ không có nghĩa mọi điều khoản trong nội quy đều đương nhiên hợp pháp. Điều khoản trái quy định vẫn có thể không được công nhận khi xảy ra thanh tra hoặc tranh chấp.
Đối với người sử dụng lao động dưới 10 người nhưng tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản, hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy. Dù không phải đăng ký, nội dung vẫn không được trái pháp luật.
Rủi ro khi nội quy trái luật hoặc ban hành sai trình tự
Điều khoản trái luật có thể không được áp dụng
Một điều khoản ghi trong nội quy không trở thành hợp pháp chỉ vì đã được ký hoặc đã nộp cho cơ quan nhà nước. Nếu nội dung hạn chế quyền của người lao động, đặt ra hình thức kỷ luật không được phép hoặc mở rộng căn cứ sa thải, điều khoản đó có thể không có giá trị áp dụng.
Quyết định kỷ luật có thể bị tranh chấp
Khi xử lý kỷ luật, doanh nghiệp phải chứng minh được hành vi vi phạm, căn cứ nội quy và việc tuân thủ trình tự xử lý. Nếu nội quy chưa có hiệu lực, hành vi không được quy định rõ hoặc người ký không đúng thẩm quyền, quyết định kỷ luật có nguy cơ bị tuyên không hợp pháp.
Tùy vụ việc, doanh nghiệp có thể phải hủy quyết định, nhận người lao động trở lại làm việc, thực hiện nghĩa vụ tài chính liên quan hoặc bồi thường theo quy định. Rủi ro thường cao hơn khi áp dụng hình thức sa thải.
Có thể phát sinh trách nhiệm hành chính
Việc không ban hành nội quy bằng văn bản, không đăng ký, không thông báo hoặc không niêm yết theo yêu cầu có thể dẫn đến xử lý vi phạm hành chính. Mức xử lý phụ thuộc hành vi, đối tượng và quy định có hiệu lực tại thời điểm cơ quan chức năng xem xét.
Khó bảo vệ bí mật và tài sản doanh nghiệp
Nếu nội quy không xác định rõ nghĩa vụ bảo mật, phạm vi tài sản, hành vi vi phạm và trách nhiệm vật chất, doanh nghiệp sẽ khó có căn cứ xử lý khi xảy ra mất mát, tiết lộ dữ liệu hoặc sử dụng tài sản sai mục đích.
Nội quy lao động cũng không nên được xem là tài liệu duy nhất để bảo vệ bí mật kinh doanh. Với vị trí tiếp cận thông tin nhạy cảm, doanh nghiệp cần đồng bộ thêm điều khoản trong hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật và quy trình phân quyền dữ liệu.
Checklist trước khi đăng ký nội quy lao động
Doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:
- Đã xác định doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên hay chưa.
- Nội quy đã có đủ các nhóm nội dung bắt buộc.
- Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật được mô tả cụ thể, tương ứng.
- Không sử dụng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho kỷ luật.
- Nội dung về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và làm thêm phù hợp pháp luật.
- Có quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
- Thẩm quyền xử lý kỷ luật được xác định đúng.
- Nội quy thống nhất với hợp đồng lao động, thỏa ước và quy chế nội bộ.
- Đã tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
- Người ký quyết định ban hành có đủ thẩm quyền.
- Hồ sơ được nộp trong 10 ngày kể từ ngày ban hành.
- Có tài liệu chứng minh ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ để tính ngày hiệu lực.
- Đã thông báo cho người lao động và niêm yết nội dung chính.
- Đã kiểm tra cơ quan tiếp nhận, biểu mẫu và phương thức nộp đang áp dụng tại địa phương.
Nếu nội quy có nhiều nhóm lao động, cơ chế thưởng phạt phức tạp, dữ liệu bảo mật hoặc chi nhánh tại nhiều tỉnh, doanh nghiệp nên rà soát pháp lý trước khi ký. Mục tiêu không chỉ là có một bộ hồ sơ được tiếp nhận mà còn bảo đảm nội quy có thể sử dụng hợp pháp khi quản lý lao động và giải quyết tranh chấp.