Quyền đọc ghi chép hồ sơ vụ án hình sự không được áp dụng giống nhau cho mọi người tham gia tố tụng. Tư cách tố tụng, giai đoạn giải quyết vụ án và mức độ liên quan của tài liệu là ba yếu tố quyết định một người được đọc, ghi chép hay sao chụp những gì.
Theo Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, bị can và bị cáo có quyền đọc, ghi chép bản sao tài liệu hoặc tài liệu được số hóa liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội và bào chữa khi đáp ứng điều kiện luật định. Người bào chữa có quyền rộng hơn về hình thức tiếp cận, bao gồm đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu liên quan đến việc bào chữa kể từ khi kết thúc điều tra.
Ai có quyền tiếp cận hồ sơ vụ án hình sự?
Bị can
Bị can là người hoặc pháp nhân đã bị khởi tố về hình sự. Theo Điều 60 Bộ luật Tố tụng hình sự, kể từ khi kết thúc điều tra và khi có yêu cầu, bị can được:
- Đọc, ghi chép bản sao tài liệu hoặc tài liệu đã được số hóa liên quan đến việc buộc tội và gỡ tội;
- Đọc, ghi chép bản sao tài liệu khác có liên quan đến việc bào chữa;
- Nhờ người bào chữa hỗ trợ kiểm tra chứng cứ, nhận diện mâu thuẫn và chuẩn bị ý kiến bảo vệ.
Quyền này không đồng nghĩa với việc bị can được tự do xem hoặc sao chụp toàn bộ hồ sơ gốc ngay từ khi mới bị khởi tố.
Bị cáo
Bị cáo là người hoặc pháp nhân đã bị Tòa án quyết định đưa ra xét xử. Điều 61 Bộ luật Tố tụng hình sự ghi nhận quyền đọc, ghi chép bản sao tài liệu hoặc tài liệu được số hóa liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội và các tài liệu khác liên quan đến việc bào chữa khi có yêu cầu.
Ở giai đoạn này, hồ sơ thường đang do Tòa án quản lý. Đề nghị tiếp cận tài liệu vì vậy cần gửi đến Tòa án đang thụ lý vụ án, nêu rõ tư cách bị cáo và phạm vi tài liệu cần xem.
Người bào chữa
Người bào chữa có thể là luật sư, bào chữa viên nhân dân, trợ giúp viên pháp lý hoặc người đại diện của người bị buộc tội nếu đáp ứng điều kiện luật định. Theo Điều 73 và Điều 82 Bộ luật Tố tụng hình sự, kể từ khi kết thúc điều tra, người bào chữa được đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu trong hồ sơ có liên quan đến việc bào chữa.
Trước thời điểm kết thúc điều tra, người bào chữa chưa có quyền sao chụp toàn bộ hồ sơ. Tuy nhiên, họ vẫn có thể tham gia một số hoạt động tố tụng, thu thập và cung cấp chứng cứ, đọc biên bản về hoạt động tố tụng có sự tham gia của mình, nhận các quyết định liên quan đến người được bào chữa và thực hiện những quyền khác theo luật.
Người bị tạm giữ hoặc bị can đang bị tạm giam nên thực hiện sớm quyền gặp luật sư để được hướng dẫn về lời khai, chứng cứ và thủ tục đăng ký bào chữa.
Bị hại và các đương sự khác
Bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có quyền đưa ra chứng cứ, tài liệu, yêu cầu; được thông báo hoặc nhận các quyết định tố tụng theo phạm vi luật quy định. Tuy nhiên, các chủ thể này không mặc nhiên có quyền sao chụp toàn bộ hồ sơ tương tự người bào chữa.
Khi cần tiếp cận một tài liệu cụ thể, người yêu cầu nên chỉ rõ tài liệu đó liên quan như thế nào đến thiệt hại, yêu cầu bồi thường hoặc quyền và nghĩa vụ của mình. Cơ quan tiến hành tố tụng sẽ xem xét theo tư cách tố tụng và giai đoạn giải quyết vụ án.
Thời điểm được đọc, ghi chép hoặc sao chụp hồ sơ
Đối với bị can và người bào chữa
Mốc quan trọng là kết thúc điều tra. Thông thường, đây là thời điểm Cơ quan điều tra đã ban hành bản kết luận điều tra và chuyển hồ sơ theo hướng đề nghị truy tố hoặc ban hành quyết định tố tụng kết thúc giai đoạn điều tra phù hợp với tình trạng vụ án.
Việc đã khởi tố bị can, đã hỏi cung nhiều lần hoặc đã hoàn tất giám định không tự động đồng nghĩa với việc điều tra đã kết thúc. Vì vậy, nếu đề nghị được nộp quá sớm, cơ quan thụ lý có thể chưa chấp nhận cho tiếp cận toàn bộ phạm vi tài liệu liên quan đến bào chữa.
Nếu hồ sơ được trả để điều tra bổ sung, quyền tiếp cận có thể phải thực hiện lại đối với tài liệu mới phát sinh. Người bào chữa nên yêu cầu xác định rõ phần tài liệu đã bổ sung để tránh chỉ nghiên cứu phiên bản hồ sơ cũ.
Đối với bị cáo
Sau khi Tòa án thụ lý và quyết định đưa vụ án ra xét xử, bị cáo có thể gửi yêu cầu đến Tòa án để đọc, ghi chép các bản sao hoặc tài liệu số hóa liên quan. Nên thực hiện sớm, không chờ đến sát ngày mở phiên tòa, vì cơ quan quản lý hồ sơ còn phải bố trí địa điểm, thời gian và cán bộ phụ trách.
Đối với người bị bắt, người bị tạm giữ
Người bị bắt hoặc bị tạm giữ chưa đương nhiên có quyền đọc và sao chụp toàn bộ hồ sơ vụ án. Họ có quyền được biết lý do bị giữ, nhận các quyết định tố tụng liên quan, trình bày lời khai, đưa ra chứng cứ, yêu cầu và nhờ người bào chữa theo quy định.
Trong trường hợp cần thay đổi biện pháp ngăn chặn, gia đình có thể đồng thời tìm hiểu điều kiện và hồ sơ bảo lĩnh, nhưng bảo lĩnh không làm phát sinh quyền tiếp cận toàn bộ hồ sơ sớm hơn thời điểm luật định.
Phạm vi tài liệu được đọc trong hồ sơ vụ án
Phạm vi tiếp cận không được xác định chỉ bằng tên của tài liệu. Tiêu chí quan trọng là tài liệu đó có liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội hoặc bào chữa hay không.
Các nhóm tài liệu thường cần được xem xét gồm:
- Quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can và quyết định thay đổi hoặc bổ sung quyết định khởi tố;
- Biên bản hỏi cung, lấy lời khai, đối chất, nhận dạng và nhận biết giọng nói;
- Biên bản khám nghiệm hiện trường, khám xét, thu giữ, tạm giữ, niêm phong và mở niêm phong;
- Kết luận giám định, định giá tài sản và tài liệu giải thích hoặc giám định bổ sung;
- Dữ liệu điện tử, tài liệu xác định nguồn gốc và quá trình thu thập dữ liệu;
- Lời khai của người làm chứng, bị hại hoặc người liên quan có nội dung buộc tội hay gỡ tội;
- Tài liệu về tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ trách nhiệm hình sự và đặc điểm nhân thân;
- Tài liệu chứng minh thiệt hại, vật chứng, trách nhiệm dân sự và biện pháp tư pháp;
- Kết luận điều tra, cáo trạng và các quyết định tố tụng liên quan.
Không phải mọi tài liệu hành chính hoặc tài liệu về người khác trong hồ sơ đều liên quan trực tiếp đến việc bào chữa. Thay vì yêu cầu chung chung “cho sao chụp toàn bộ hồ sơ”, người yêu cầu nên lập danh mục theo từng nhóm chứng cứ và giải thích ngắn gọn mục đích sử dụng.
Ví dụ, nếu bị can phủ nhận có mặt tại hiện trường, tài liệu cần tiếp cận có thể gồm biên bản nhận dạng, dữ liệu camera, dữ liệu vị trí, lời khai về thời gian xảy ra sự việc và tài liệu xác minh ngoại phạm. Nếu tranh luận về giá trị tài sản, trọng tâm có thể là biên bản thu giữ, kết luận định giá và tài liệu xác định tình trạng tài sản.
Bị can được sao chụp hồ sơ không?
Cần phân biệt quyền của bị can với quyền của người bào chữa:
- Điều 60 quy định bị can được đọc, ghi chép bản sao tài liệu hoặc tài liệu được số hóa liên quan đến buộc tội, gỡ tội và bào chữa kể từ khi kết thúc điều tra, khi có yêu cầu;
- Điều 73 và Điều 82 quy định người bào chữa được đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu liên quan đến việc bào chữa kể từ khi kết thúc điều tra.
Do cách quy định khác nhau, không nên hiểu rằng bị can luôn có quyền tự dùng điện thoại chụp toàn bộ bản gốc trong hồ sơ. Bị can có thể yêu cầu được đọc, ghi chép bản sao hoặc tài liệu số hóa; còn việc trực tiếp sao chụp hồ sơ là quyền được quy định rõ hơn đối với người bào chữa.
Nếu cần lưu giữ và hệ thống hóa khối lượng tài liệu lớn, giải pháp thực tế là đăng ký người bào chữa và đề nghị người bào chữa thực hiện việc sao chụp theo thủ tục. Người cần hỗ trợ tại Hà Nội có thể tham khảo quy trình làm việc với luật sư bào chữa hình sự trước khi quyết định phạm vi công việc.
Cách đề nghị tiếp cận hồ sơ và nhận phản hồi bằng văn bản
Bước 1: Xác định cơ quan đang quản lý hồ sơ
Yêu cầu phải được gửi đúng nơi đang thụ lý:
- Giai đoạn điều tra: Cơ quan điều tra hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra;
- Giai đoạn truy tố: Viện kiểm sát đang thụ lý;
- Giai đoạn xét xử: Tòa án đang giải quyết vụ án.
Nếu hồ sơ vừa được chuyển giai đoạn, nên kiểm tra thông báo hoặc quyết định tố tụng gần nhất để tránh gửi nhầm cơ quan.
Bước 2: Chứng minh tư cách của người yêu cầu
Văn bản cần ghi rõ người yêu cầu là bị can, bị cáo hay người bào chữa. Người bào chữa nên kèm hoặc xuất trình giấy tờ chứng minh đã đăng ký bào chữa. Người đại diện phải có căn cứ đại diện phù hợp với tư cách của người được đại diện.
Bước 3: Liệt kê tài liệu và hình thức tiếp cận
Nội dung đề nghị nên bao gồm:
- Tên vụ án hoặc thông tin giúp nhận diện vụ án;
- Tư cách tố tụng của người yêu cầu;
- Giai đoạn giải quyết hiện tại;
- Nhóm tài liệu cần đọc, ghi chép hoặc sao chụp;
- Mối liên hệ của tài liệu với việc buộc tội, gỡ tội, bào chữa hoặc yêu cầu dân sự;
- Hình thức mong muốn: đọc bản sao, đọc tài liệu số hóa, ghi chép hoặc sao chụp theo quyền được pháp luật quy định;
- Đề nghị thông báo thời gian, địa điểm và điều kiện thực hiện.
Một cách diễn đạt ngắn gọn có thể là: “Tôi đề nghị cơ quan đang thụ lý bố trí cho tôi thực hiện quyền đọc, ghi chép hoặc sao chụp các tài liệu liên quan đến việc bào chữa theo đúng tư cách tố tụng; đồng thời thông báo bằng văn bản về thời gian, địa điểm thực hiện. Nếu có tài liệu không được chấp thuận, đề nghị nêu rõ tài liệu, lý do và căn cứ pháp luật áp dụng.”
Bước 4: Nộp yêu cầu và lưu bằng chứng đã gửi
Có thể nộp trực tiếp theo phương thức tiếp nhận của cơ quan thụ lý hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Khi nộp trực tiếp, nên đề nghị xác nhận trên bản lưu hoặc cấp giấy tiếp nhận. Khi gửi qua bưu chính, cần giữ phiếu gửi và thông tin phát thành công.
Không nên chỉ trao đổi qua điện thoại vì khó xác định chính xác nội dung yêu cầu, ngày gửi và người đã tiếp nhận.
Bước 5: Đề nghị phản hồi bằng văn bản
Trong đơn, nên yêu cầu cơ quan tiến hành tố tụng:
- Xác nhận có chấp thuận việc tiếp cận hay không;
- Thông báo thời gian, địa điểm và người phụ trách;
- Xác định phạm vi tài liệu được tiếp cận;
- Nếu từ chối một phần hoặc toàn bộ, nêu rõ lý do và căn cứ pháp luật;
- Thông báo cách giải quyết đối với tài liệu mới được bổ sung sau lần tiếp cận đầu tiên.
Yêu cầu phản hồi bằng văn bản giúp người tham gia tố tụng biết rõ quyết định của cơ quan thụ lý và có căn cứ thực hiện quyền khiếu nại nếu cần.
Những giới hạn hợp pháp khi tiếp cận hồ sơ
Quyền tiếp cận hồ sơ có thể bị giới hạn trong những trường hợp có căn cứ pháp luật, chẳng hạn:
- Chưa đến thời điểm kết thúc điều tra đối với quyền nghiên cứu hồ sơ của bị can và người bào chữa;
- Tài liệu được yêu cầu không liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội hoặc bào chữa;
- Người yêu cầu chưa chứng minh được tư cách tố tụng hoặc chưa hoàn tất thủ tục đăng ký bào chữa;
- Hồ sơ đang được chuyển giao giữa các cơ quan hoặc đang phục vụ một hoạt động tố tụng cần thiết, nên phải bố trí thời gian khác;
- Tài liệu chứa bí mật nhà nước hoặc thông tin thuộc chế độ bảo vệ đặc biệt, cần áp dụng phương thức quản lý theo pháp luật chuyên ngành;
- Việc tiếp cận có nguy cơ làm thay đổi, làm mất, hư hỏng tài liệu hoặc vật chứng gốc.
Cơ quan tiến hành tố tụng có quyền tổ chức việc đọc, ghi chép, sao chụp tại địa điểm phù hợp và giám sát để bảo đảm an toàn hồ sơ. Tuy nhiên, lý do như “hồ sơ nội bộ” hoặc “không có chủ trương cho xem” không nên được sử dụng thay cho căn cứ pháp luật cụ thể nếu người yêu cầu đã có đủ điều kiện thực hiện quyền.
Người được tiếp cận cũng phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật. Người bào chữa không được tiết lộ bí mật điều tra mà mình biết khi thực hiện việc bào chữa và không được sử dụng tài liệu đã sao chụp để xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Làm gì khi bị từ chối hoặc không được phản hồi?
Trước hết, người yêu cầu nên kiểm tra bốn vấn đề: đã đúng thời điểm chưa, đã gửi đúng cơ quan chưa, tư cách tố tụng đã được xác nhận chưa và danh mục tài liệu có gắn với mục đích bào chữa hay không.
Nếu đã đáp ứng các điều kiện nhưng vẫn bị từ chối hoặc kéo dài không có lý do rõ ràng, có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Gửi văn bản nhắc lại yêu cầu, đính kèm bằng chứng về lần nộp trước;
- Đề nghị xác định rõ đây là từ chối toàn bộ, từ chối một phần hay chỉ thay đổi lịch tiếp cận;
- Yêu cầu nêu căn cứ pháp luật đối với từng nhóm tài liệu bị hạn chế;
- Khiếu nại quyết định hoặc hành vi tố tụng đến người, cơ quan có thẩm quyền theo Bộ luật Tố tụng hình sự;
- Lưu toàn bộ đơn, phiếu nhận, thông báo, phong bì và tài liệu chứng minh quá trình làm việc.
Thẩm quyền giải quyết khiếu nại phụ thuộc vào người đã ban hành quyết định, thực hiện hành vi và giai đoạn tố tụng. Vì thời hạn khiếu nại có thể được tính từ khi người khiếu nại biết quyết định hoặc hành vi, nên cần xử lý sớm thay vì chờ đến phiên tòa.
Câu hỏi thường gặp
Có được dùng điện thoại để chụp hồ sơ không?
Người bào chữa có quyền sao chụp tài liệu liên quan đến việc bào chữa kể từ khi kết thúc điều tra, nhưng cách sử dụng thiết bị phải tuân theo việc bố trí và yêu cầu bảo vệ hồ sơ của cơ quan đang quản lý. Bị can không nên mặc nhiên cho rằng quyền đọc, ghi chép bản sao đồng nghĩa với quyền tự chụp toàn bộ hồ sơ gốc.
Có được yêu cầu xem toàn bộ hồ sơ vụ án không?
Có thể nêu yêu cầu, nhưng phạm vi được chấp thuận phải liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội hoặc bào chữa và phù hợp với tư cách tố tụng. Liệt kê từng nhóm tài liệu thường hiệu quả và dễ được xem xét hơn yêu cầu chung chung về toàn bộ hồ sơ.
Cơ quan tiến hành tố tụng có phải giao hồ sơ gốc không?
Không. Quyền đọc, ghi chép hoặc sao chụp không đồng nghĩa với quyền mang hồ sơ gốc ra khỏi nơi quản lý. Cơ quan thụ lý có trách nhiệm bảo quản hồ sơ và có thể bố trí việc nghiên cứu tại trụ sở hoặc địa điểm phù hợp.
Tài liệu phát sinh sau khi đã sao chụp có được tiếp cận tiếp không?
Có thể đề nghị tiếp cận bổ sung nếu tài liệu mới liên quan đến việc buộc tội, gỡ tội hoặc bào chữa. Trong văn bản ban đầu, nên yêu cầu được thông báo khi hồ sơ có kết luận giám định bổ sung, lời khai mới, tài liệu điều tra bổ sung hoặc quyết định thay đổi nội dung truy tố.
Có nên tự làm đơn hay nhờ luật sư?
Người tham gia tố tụng có thể tự gửi đề nghị. Tuy nhiên, luật sư có thể hỗ trợ xác định đúng thời điểm, khoanh vùng tài liệu cần sao chụp, phát hiện chứng cứ còn thiếu hoặc mâu thuẫn và thực hiện khiếu nại khi quyền bào chữa không được bảo đảm. Với vụ án có nhiều bị can, dữ liệu điện tử, kết luận giám định phức tạp hoặc nguy cơ hình phạt nghiêm trọng, việc tiếp cận hồ sơ nên được chuẩn bị như một phần của kế hoạch bào chữa tổng thể.